記帳憑證應按日或按月彙訂成冊，加製封面，封面上應記明冊號、起訖日期、頁數，由會計人員簽名或蓋章，妥善保管，並製目錄備查。保管期限屆滿，經代表商業的負責人核准，得以銷毀1。會計憑證、會計帳簿及財務報表之保管期限規定如下：
若代表商業之負責人、經理人、主辦及經辦會計人員，有未依商業會計法第三十八條規定期限保存會計帳簿、報表或憑證者，處新臺幣六萬元以上三十萬元以下罰鍰4。
故這箱80年的帳冊，若沒有特殊原因，是已過了法定保存年限（商業會計法規定原始憑證應保存5年，帳冊為10年），但別忘了要先讓負責人書面核准後才能銷毀，否則會違反商業會計處理準則的規定。
憑證帳簿報表保存期限及年度決算程序終了之認定5：
- 為加強商業內部控制、維持審計軌跡之完整及俾利期後事項之查考，因此我國於現行商業會計法第22條（修正後為第38條）規定：「各項會計憑證，除應永久保存或有關未結會計事項者外，應於年度決算程序辦理終了後，至少保存5年」。同法第33條（修正後為38條）規定：「商業設置之帳簿及編製之報表，應於會計年度決算程序終了後，至少保存10年，但有關未結會計事項者，不在此限」。
- 前開條文所定之年限，主要是為避免商業長期保存帳冊、憑證發生困擾，同時配合實務上帳務處理程序及稅捐稽徵法第21條有關稅捐核課期間之規定而訂定。
- 又所稱「年度決算程序終了」，係指年度終了時，公司應依公司法第228條及230條規定，將各項會計報表送請監察人查核，並經股東會承認後，方始完成決算之程序。